Gestão do tempo ou a arte da gestão do tempo

Muitas vezes você pode ouvir como alguém está com falta de tempo. Eles conseguiriam fazer tudo se houvesse duas ou três horas a mais em um dia. Ao mesmo tempo, há pessoas que administram calmamente suas tarefas, até conseguindo ajudar os outros. Porque assim? Afinal, o primeiro e o segundo do dia por 24 horas. O gerenciamento de tempo responde a essa pergunta. O que é isso? Como você pode aprender a administrar seu tempo? Existem métodos eficazes que ajudam a viver racionalmente e trabalhar produtivamente?

O que é gerenciamento de tempo?

A gestão do tempo é a arte da gestão do tempo. Inclui métodos de estabelecimento de metas, planejamento, controle, motivação, priorização adequada. Você pode considerar o gerenciamento do tempo como toda uma gama de técnicas destinadas a melhorar a eficiência pessoal. É costume discutir não ferramentas de gerenciamento de tempo, mas métodos de estabelecimento de metas, motivação, delegação, etc.

Na estrutura deste ensino destacam-se quatro blocos principaisque compõem a "escada" da gestão do tempo, baseada na comparação com a viagem:

• Eficácia - Responde a pergunta "como ir?"
• Tecnologia - dar uma compreensão de "o que fazer?"
• Estratégia - ajuda a planejar "para onde ir?"
• Filosofia - dá significado, respondendo "por que ir?"

Planeje adequadamente sua vida a partir do quarto bloco "Por quê?" para o primeiro item "Como?"

Este é um dos principais pontos da gestão do tempo - para escolher um objetivo global. Entenda melhor a direção para sua implementação. Em seguida, determine os mecanismos de realização. Entenda quais ferramentas são necessárias para implementar todas as etapas planejadas.

O próprio significado de tal tarefa é racionalizar o trabalho, porque a eficácia de todo o projeto depende da definição adequada de objetivos e do planejamento.

O surgimento e formação do gerenciamento do tempo

A palavra gestão do tempo surgiu nos anos 70 do século XX. Segundo a crença popular, seu autor é um empresário da Dinamarca Klaus Möller. Ele ofereceu um caderno "Time Manager", que se tornou o protótipo do organizador.

Pessoalmente, quando as fundações do gerenciamento do tempo nasceram, é impossível. Pode-se argumentar que as tentativas de controlar o tempo pessoal foram feitas na Roma antiga. A primeira fonte escrita são as notas de Lucius Seneca dirigidas a um dos patrícios romanos. Ele recomendou se engajar em escrever a contabilidade do tempo, monitorar seu uso, avaliar sua vida. Seneca apontou a necessidade de planejamento de negócios, oferecendo-se para fazer isso todas as manhãs. Além disso, o filósofo romano enfatizou a importância de estabelecer prioridades a fim de gastar tempo com o máximo benefício.

Provavelmente, a compreensão do tempo envolvia outras civilizações da antiguidade, porque as pessoas de todos os lugares enfrentavam as mesmas tarefas e desafios. De uma forma mais moderna, a gestão do tempo surgiu em meados do século XVIII e foi programada para o desenvolvimento da revolução industrial.. Com o advento e disseminação em massa de fábricas e fábricas, o trabalho humano tornou-se cada vez menos dependente de fatores naturais. Portanto, é possível simplificar os fluxos de trabalho.

As ideias da gestão do tempo estão na linha da vida de muitas pessoas proeminentes. Por exemplo, o escritor e estudioso italiano Leon Battista Alberti, que viveu no Renascimento, em suas obras apontou a importância do gerenciamento do tempo. Ele se concentrou na necessidade de simplificar os casos, bem como no planejamento diário. O inspirador ideológico dos "gerentes do tempo" de sua época foi Isaac Newton, que estruturou claramente os princípios da estrutura do universo. As idéias propostas por ele levaram muitos contemporâneos a pensar em simplificar suas vidas.

Um dos mais proeminentes defensores do gerenciamento do tempo foi Filósofo alemão Immanuel Kantque melhorou sua programação de tal forma que os vizinhos verificaram o relógio.

Político americano Benjamin Franklinquem deu ao mundo a conhecida frase “Tempo é dinheiro”, manteve um diário pessoal, alcançando assim alturas consideráveis ​​de autocontrole. As recomendações simples e eficazes de Franklin formaram a base de muitos treinamentos populares de gerenciamento de tempo.

Um papel significativo no desenvolvimento do gerenciamento do tempo foi desempenhado por um engenheiro americano. Frederick Taylorque lançou as bases para a gestão moderna e a organização científica do trabalho (NOT). O taylorismo, como teoria gerencial, teve um impacto tangível no aumento da produtividade.

É impossível não lembrar o economista italiano Wilfredo Pareto, que formulou o mundialmente famoso princípio de gerenciamento do tempo "20:80". Decifra-se assim: 20% dos esforços trazem 80% do resultado e vice-versa. Se você definir este "vinte", você pode aumentar significativamente a eficácia pessoal.

Não menos significativa é a contribuição do 34º Presidente dos Estados Unidos. Dwight David Eisenhower, que desenvolveu um método muito conveniente de priorização, chamado de "matriz de Eisenhower". Ele propôs dividir todos os casos, de acordo com sua importância e urgência. Existem quatro tipos de tarefas:

• Importante, urgente;
• Importante, não urgente;
• Não é importante, urgente;
• Não é importante, não é urgente.

Prestando atenção aos dois primeiros tipos e evitando o terceiro ou quarto, a pessoa aprenderá a usar seu tempo de maneira mais eficiente.

Com o passar do tempo, os fluxos cronometrados de gerenciamento de tempo começaram a surgir. Por exemplo, gestão de tempo para mulheres, homens, empresários, estudantes, crianças em idade escolar, etc.

Escritores famosos de administração do tempo no século 21: Brian Tracy, David Allen, Stephen Covey, Alan Lakean, Dan Kennedy, Kerry Gleason, Sir Richard Branson, Dave Crenshaw, Peter Bregman, Atul Gawande e outros. gerentes de tempo ao redor do mundo. Vamos discutir as principais idéias dessa direção ainda mais.

Ferramentas de gerenciamento de tempo

Os princípios básicos da gestão do tempo referem-se principalmente a tópicos relacionados:

• Definição de metas;
• Planejamento;
• Priorização
• Motivação;
• Delegação

Eles estão logicamente interconectados entre si, complementando o quadro geral do uso racional do tempo.

Definição de metas

O objetivo é o marco principal, que permite que você não se desvie da rota selecionada. O estabelecimento de metas é a tese fundamental do gerenciamento de tempo, que ajuda a antecipar a economia de tempo antes de começar o trabalho.

Na maioria das vezes, existe um método de definição de metas chamado SMART. Essa abreviação significa o cumprimento dos seguintes critérios para escolher um objetivo:

• Concreteness (Specific) - uma compreensão clara do resultado esperado;
• Mensurável (Mensurável) - uma avaliação quantitativa ou qualitativa;
• Acessibilidade (Alcançável) - a capacidade de executar a tarefa;
• Relevante - a necessidade de implementação;
• Restrições de tempo - definição do período de tempo.

Se este objetivo corresponder ao princípio SMART, então será possível alcançá-lo com a maior economia de esforço possível.

Planejamento

A ausência de um plano ou estratégia destruiu muitos empreendimentos promissores. Além da conscientização do objetivo, ele deve ser entendido e quais “passos” são necessários para sua implementação. Além disso, é desejável controlar os resultados obtidos.

Muitos métodos de planejamento foram inventados, mas no gerenciamento do tempo, um dos mais populares é considerado um planejamento rigidamente flexível. Recomenda-se não planejar mais de 60% do seu dia, deixando 40-50% do cronograma para situações imprevistas. É desejável delinear as tarefas mais importantes, enquanto estabelece uma espécie de "reserva" para uma variedade de força maior. Assim, será possível evitar emoções negativas de não cumprir ou ajustar seus planos. Salvar a paz de espírito é uma das prioridades da alta gerência.

Priorização

Prioridade é a ordem em que várias tarefas são executadas. De acordo com a lei, chamada "carteira de Miller", a memória de uma pessoa pode conter 7 ± 2 elementos. Isso significa que uma pessoa normal pode gerenciar facilmente de 5 a 9 casos diferentes, incluindo hobbies e tarefas domésticas. Se menos, a vida se tornará entediante e, se mais, o cérebro não conseguirá processar toda a gama de informações. Mas existe a lei de Pareto, segundo a qual 20% dos esforços trazem 80% do resultado e vice-versa. A escolha das prioridades permite que você se concentre nas atividades que fornecem o efeito máximo.

Uma das melhores práticas para a escolha de prioridades é a "matriz de Eisenhower", mencionada acima no texto. Ao dividir suas tarefas, de acordo com sua importância e urgência, você pode facilmente construir uma hierarquia escolhendo as áreas mais relevantes e eficazes.

Motivação

Sem motivação adequada, o desejo de trabalhar desaparece e a produtividade do trabalho é reduzida a um mínimo. O gerente de tempo deve ser capaz de inspirar a si e aos outros. Um excelente método de motivação é o "Princípio da Ancoragem". Implica um certo elogio pelo desempenho de uma tarefa específica.

Por exemplo, um estudante gosta de jogar no console, mas não de fazer lição de casa. Os pais podem assinar um contrato com ele que, para o dever de casa, ele terá a oportunidade de jogar. Gradualmente, a criança vai se acostumar com o fato de que o jogo é seguido por lições, desenvolvendo assim um tipo de reflexo. Da mesma forma, você pode fazer no caso de auto-motivação.

Delegação

A capacidade de delegar (transferir) suas tarefas para outros, a fim de economizar tempo pessoal, é uma habilidade extremamente útil para qualquer gerente de tempo. Dominar ele não é tão difícil. A principal coisa a lembrar 10 princípios básicos de delegação:

• Fornecendo o executor com o suporte necessário;
• Responsabilidade pelos resultados de seu trabalho;
• Informação preliminar sobre o pedido;
• Envolvimento do performer no processo;
• Uma descrição clara do resultado esperado;
• A formulação de normas e regras de trabalho;
• Motivação do performer, indicação de seus interesses;
• A designação de direitos e obrigações;
• Monitoramento regular nas etapas de implementação;
• Antecipação do possível fracasso e "retorno" da autoridade.

O cumprimento dessas regras ajuda a evitar muitas "armadilhas" da delegação, sendo a mais perigosa a necessidade de refazer o trabalho.

O tópico da delegação indiretamente inclui a capacidade de dizer "não". Além de aprender como mudar o trabalho de rotina para os outros, é aconselhável ser capaz de recusar se eles tentarem fazer isso com você.

Métodos de gerenciamento de tempo

Além do léxico de áreas relacionadas, o gerenciamento de tempo tem uma terminologia única, além de métodos originais. Primeiro de tudo, vale a pena notar o conceito de "cronofagia", a luta com a qual ajuda a economizar uma quantidade significativa de tempo. Chronophagus significa literalmente "devorador de tempo". Estes são todos os hábitos, situações e até pessoas que nos distraem de realizar tarefas realmente importantes. Em contraste, eles se encontram com "guardiões do tempo" que, ao contrário, ajudam a salvar esse valioso recurso. Aliás, até mesmo o termo é cunhado - “bacilo do gerenciamento do tempo”, que significa otimização além de seu tempo, e também a rotina diária das pessoas ao redor, incluindo familiares, amigos e funcionários, transformando-se em um verdadeiro “guardião do tempo”.

A partir da metodologia de gerenciamento de tempo, os métodos populares são chamados de "Método do Tomate", "Método da Rã", "Método do Elefante", "Método do Queijo Suíço" e muitos outros. outro

Método de Tomate

Além da capacidade de trabalhar, é muito importante aprender e relaxar adequadamente. Mas o equilíbrio entre carga e recuperação nem sempre é possível de alcançar. Isso é preocupante com o desenvolvimento da fadiga. Um estudante engenhoso da Itália, Francesco Cirillo, propôs uma abordagem original chamada "Método Pomodoro". Consiste em dividir o trabalho em intervalos de 25 minutos, que se alternam com períodos de repouso de três minutos - "tomates". Após quatro ciclos, uma pausa de 15 a 30 minutos é realizada. Esse método permite que você mantenha o desempenho e o entusiasmo por mais tempo.

Método de rã

Na Europa, há a expressão "Coma um sapo no café da manhã". Isso significa o seguinte. Se você realizar o trabalho mais desagradável pela manhã, o sapo, então o resto do dia será preenchido com emoções positivas. Esse método de gerenciamento de tempo visa reduzir o estresse, normalizar o contexto emocional e o alívio psicológico de uma pessoa.

Método do elefante

Sob o "elefante" no gerenciamento do tempo implica uma tarefa grande e desconfortável. Para realizar tal tarefa, para começar, ela deve ser dividida em subtarefas, isto é - "Corte o elefante em bifes". Por exemplo, se for necessário realizar reparos em um apartamento, um “elefante” pode ser dividido em cozinha, banheiro, varanda, sala de estar, quarto. Eles, por sua vez, "dividem" no lado esquerdo ou direito, etc.

Método do queijo suíço

Outra técnica para combater os "elefantes", mas desta vez, sem ordem estrita. Se alguém enfrenta uma tarefa em grande escala, sem saber de que lado se “aproxima” dela, deve aprender com um rato que rói pedaços de queijo em ordem aleatória. Aos poucos, o queijo "derrete" nos olhos, transformando-se em uma tarefa compatível com as capacidades do artista.

O gerenciamento de tempo inclui muitas áreas inter-relacionadas. Não é possível dominar todo o arsenal de seus métodos, mas todos podem implementar pelo menos alguns dos princípios de tal administração em suas vidas. Se você fizer isso sem fanatismo, sem se transformar em um robô, esse exercício será benéfico, ajudando você a sempre encontrar tempo para o trabalho, a vida pessoal e o autodesenvolvimento.