No vocabulário diário, a frase "Tudo está seguindo de acordo com o planejado". Isso significa que tudo acontece como pretendido, sem a menor surpresa ou surpresas. Mas por que isso é tão importante? Por que você precisa de um plano de ação? O que é isso? É possível alcançar os objetivos sem uma ordem de ação predeterminada? O plano é necessário apenas para tarefas de trabalho ou é insubstituível na vida? Como aprender a planejar seu tempo? Isso é dificil de fazer? Existem tecnologias eficazes? Eu planejo os próximos dez minutos para se familiarizar com esta questão.
O que é um plano?
Um plano é uma ação deliberada que é necessária para atingir as metas estabelecidas dentro do limite de tempo. Em resumo, a preparação do plano consiste nos seguintes componentes:
- Estabelecimento de metas - definição de metas;
- Design - um programa de ação;
- Design variante - uma escolha de várias ideias;
- Prazo - prazos;
- Definição de recursos - o que é necessário, onde obtê-lo;
- Determinação de intérpretes - quem executará a tarefa;
- Fixação de resultados - fazendo um modelo, plano ou projeto.
Por exemplo, uma empresa quer comercializar uma nova linha de produtos. Para começar, formule a meta e os objetivos. Faça esboços de um programa exemplar de ação, definindo estratégia e tática. Em seguida, defina os prazos para a atribuição, todos os seus subparágrafos. Em seguida, eles pesquisam os recursos necessários, suas fontes e também determinam as áreas de responsabilidade dos executores individuais. Por fim, registram os pensamentos em um meio físico (documento em papel ou digital), começando a implementá-los. Este esquema é simplificado, uma vez que existem diferentes tipos de planejamento. Sua implementação implica o cumprimento de certos requisitos especiais.
Que tipos de preparação de planos existem?
A tipologia do planejamento é extensa, diferindo em escopo, tempo, objetos, conteúdo, profundidade, comprometimento, ordem, contabilidade, áreas, coordenação de decisões de planejamento. Na verdade, tudo é bem simples e lógico. Então, os planos são:
- Por escopo:
- Geral - leve em conta todos os detalhes da tarefa;
- Parcial - descreve elementos específicos.
- Em termos de implementação:
- Longo prazo - implica uma estratégia de desenvolvimento para um período de mais de 5 anos.
- Médio prazo - abranger um período de um ano a cinco anos;
- Curto prazo - resolver problemas atuais (até 1 ano).
- Por objetos:
- Planejar metas - definição de metas;
- Plano de fundos - a definição de orçamento e equipamentos;
- Plano executivo - a nomeação de responsável;
- Plano de Programa - Desenvolvimento de programas adequados;
- Plano de ação - entender o esforço necessário.
- Conteúdo:
- Plano tático - as condições para atingir os objetivos;
- Plano estratégico - a direção principal do trabalho;
- Plano de calendário operacional - especificação e definição de prazos;
- Plano de negócios - respondendo por todos os indicadores que desempenham um papel no alcance da meta.
- Dependendo da profundidade:
- Agregado - levar em conta os parâmetros gerais;
- Detalhado - calcule todos os detalhes possíveis.
- Por obrigação:
- Obrigatório (diretiva) - estritamente prescrito;
- Opcional (indicativo) - bastante recomendável.
- Dependendo da ordem de execução:
- Ordenado - requerendo execução sequencial;
- Extraordinário - aparece como necessário;
- Deslizante - sugere a possibilidade de extensão.
- Por dados contábeis:
- Planos rígidos - cumprimento obrigatório de todos os regulamentos;
- Planos flexíveis - a capacidade de se desviar de um determinado curso;
- Planos rígidos e flexíveis - a combinação de planos flexíveis e rígidos.
- Por aplicação:
- Marketing - definindo a estratégia global da empresa;
- Financeira - compreensão do componente econômico;
- Produção - fornecendo material e base técnica;
- Pesquisa - a formação do conceito básico;
- Individual - estruturação de performance pessoal.
- Por coordenação no tempo:
- Planos simultâneos - consistem em um único estágio;
- Planos seqüenciais - ocorrem no caso de um longo processo que consiste em etapas separadas.
Os tipos de planos listados são, na maioria dos casos, universais e podem ser usados tanto para fins corporativos quanto para melhorar a eficácia pessoal de uma pessoa. Por exemplo, eles podem ser usados para compilar um plano diário. O que é isso? Vamos conversar mais.
Qual é o plano do dia?
O plano do dia - uma sequência cuidadosa de ações para o dia seguinte. Especialistas em planejamento aconselham fazer isso duas vezes. A primeira vez - à noite e a segunda - pela manhã, levando em consideração possíveis mudanças.
É melhor ter em mente as características fisiológicas de uma pessoa, para levar em conta os biorritmos diários. Por exemplo, a atividade cerebral é ativada de cerca de 10,00 a 12,00. Durante este período, você pode agendar as tarefas mais importantes.
Mais quedas de energia. Deve ser reabastecido durante o almoço. Então, é necessário permitir que o corpo relaxe, descanse. Das 14h às 16h há uma reativação da atividade intelectual e criativa. Neste momento, é apropriado realizar reuniões ou brainstorm.
Mais perto de 17:00 há um pico de aptidão física. É aconselhável dedicar este tempo a atividades esportivas ou ao ar livre. Então segue o jantar, relaxamento.
Entendendo seus intervalos de tempo mais produtivos, é mais fácil pintar tarefas importantes para este tempo, a fim de conduzi-lo da forma mais eficiente e eficaz possível.
Métodos de planejamento
Entre a variedade de opções para elaboração de planos, há vários dos mais eficazes, que são especialmente popularizados pelos defensores da gestão do tempo:
- Planejamento ABC;
- Eisenhower Matrix;
- Gráfico de Gantt;
- Planejamento SMART;
- Técnica GTD.
Esses métodos podem ser aplicados separadamente ou combinados entre si. Cada um deles é eficaz na solução de problemas específicos, concentrando-se em um aspecto específico do planejamento. Por exemplo, a escolha de prioridades, definição de metas ou ordenação de casos.
Planejamento ABC
Este método de elaboração de planos é parcialmente comparável à regra de Pareto, segundo a qual 20% dos esforços trazem 80% do resultado e vice-versa. Se você aprender a identificar as áreas mais produtivas, elas fornecerão a "parte do leão" do sucesso. Então, a metodologia ABC é baseada na priorização, de acordo com sua importância:
- A - as tarefas mais significantes (por via de regra, não há mais do que 15% deles, mas dão aproximadamente 65% do resultado);
- B - questões de média importância (existem cerca de 20% e a eficiência de sua implementação está dentro de 20%);
- C - tarefas não importantes (fornecem 15% de sucesso quando preenchidas em 65% do tempo).
Tendo determinado e concentrado seus esforços no desempenho de tarefas da categoria A, uma pessoa melhora significativamente sua eficiência pessoal ou laboral, já que ele gasta menos tempo em trabalho inútil.
Matriz Eisenhower
Planejamento eficaz, baseado em uma escolha de prioridades, que recebeu o nome do comandante e presidente americano, Dwight David Eisenhower. De acordo com esse método, os planos precisam ser formados com base na importância e na urgência dos casos. Graficamente, parece um quadrante dividido em quatro partes:
- Tarefas importantes e urgentes - setor de desenvolvimento;
- Tarefas importantes, não urgentes - um quadrado de assuntos necessários;
- Não é importante, tarefas urgentes - zona "rotina";
- Não é importante, não tarefas urgentes - zona de perda de tempo.
Os dois primeiros pontos formam uma zona de crescimento e sucesso. O terceiro e o quarto estão levando as pessoas à rotina. Portanto, é melhor evitá-los ao planejar, dominando a capacidade de delegar tais tarefas.
Gráfico de Gantt
Uma boa maneira de visualizar o que está planejado é criar um gráfico de Gantt. A essência do método consiste na construção de pistas que exibem tarefas individuais, seguidas de sua colocação ao longo do eixo do tempo. O uso de diagramas de colunas (histogramas) para a implementação de seus planos foi proposto por um engenheiro americano e especialista em gestão científica - Henry Lawrence Gantt.
Esse método funciona além de outras tecnologias, permitindo que você monitore visualmente todos os estágios da implementação do projeto, bem como compreenda a eficácia dos esforços realizados.
Planejamento SMART
Refere-se, antes, ao campo do estabelecimento de metas, mas sem um objetivo bem definido, um bom plano é impossível. Segundo essa tecnologia, todas as metas devem ser analisadas pelos principais critérios:
- Específico - concretude;
- Mensurável, mensurável;
- Alcançável - alcançável;
- Relevante - comparabilidade com outras tarefas;
- Tempo limitado - limitado no tempo.
Se a meta atender a esses requisitos, o desenvolvimento posterior do plano não causará sérias dificuldades, pois o sucesso será estabelecido logo no início deste trabalho.
Técnica GTD
O método original desenvolvido pelo especialista americano e consultor de gerenciamento de tempo David Allen. A abreviatura GTD significa “levar as coisas à conclusão”. Essa tecnologia fornece um algoritmo claro de ações para organizar sua vida. As recomendações começam com a organização adequada do local de trabalho. No futuro, é necessário simplificar todos os seus negócios e planos, criando listas usando um agendador de agendas:
- As seguintes ações cobrem o curto prazo;
- Projetos - tarefas que são executadas por um longo período de tempo;
- Diferido - seção de autoridade delegada a alguém;
- Não obrigatório - questões vagas por algum tempo.
De acordo com o método GTD, para um planejamento bem sucedido, é necessário responder às seguintes questões:
- Qual meta deve ser alcançada?
- Como isso será implementado?
- Qual é o caminho para se mover para alcançá-lo?
Tendo racionalizado suas tarefas e respondido às perguntas listadas, torna-se muito mais fácil para uma pessoa elaborar um plano de ação adequado e implementá-lo.
O que é um erro de planejamento?
Não importa o quão impecável o plano possa parecer, de qualquer maneira, não pode ser seguro contra erros. Sua essência reside em uma abordagem excessivamente otimista das previsões. Um exemplo notável é o trabalho que leva uma hora e meia, em vez dos planejados 60 minutos. Planos individuais e coletivos estão sujeitos a imprecisões semelhantes.
As principais causas de erros:
- Uso insuficiente de experiência anterior;
- A tendência a transmitir desejo pela realidade;
- A tendência de argumentar atrasos apenas por fatores externos;
- Imprecisões na avaliação e percepção do tempo;
- Atitude de superfície para a tarefa.
Além de desperdiçar tempo, erros nos planos são repletos de perdas de recursos financeiros ou de produção, ou até mesmo a implementação da tarefa é questionada. Portanto, recomenda-se que uma “reserva” específica de tempo e esforço seja colocada em qualquer plano, permitindo que você manobre em caso de circunstâncias imprevistas ou ajuste de tarefas.
Não importa o quão séria seja a tarefa, será necessário um plano para sua implementação. Não importa a escala, em qual mídia será gravada. O principal é atender a todos os requisitos necessários para a sua preparação, incluindo a previsão dos esforços e recursos necessários. Existem muitos métodos para fazer isso, então você deve ler atentamente cada um deles para escolher o que se encaixa individualmente.
